会议策划/会议策划流程

总结我们提供会议策划服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节：
1、策划 我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。会议策划
 
2、咨询 在此会议策划阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。
3、考察 在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，会议策划并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，会议策划需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。
以下为相应的会议策划流程介绍
一．会议策划 会前：
1． 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求；
2． 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。会议策划并制定完备的会议预案书给会议方；
3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸；
3． 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、等相关方面的情况；
4． 确定方案，签订合同，预付定金。
二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等；
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议策划演讲稿等会议相关物品；
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等；
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求；
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排；
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认；
7． 会议：消费形式、消费标准、地点的确认；
8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务；
8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三．会议策划 会后
1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐；
2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；
3. 定期回访和资讯反馈。

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